[email protected]
Brossa - Arki ratkaisee
  • Etusivu
  • Voittava kulttuuri
  • Ihmisten johtaminen
  • Fiksu työ
  • Me
  • Blogi

Blogi & uutiset

BLOGI: Tehdäänkö teilläkin tietotyötä? Lue uskomattomat vinkit menestyvän työorganisaation rakentamiseen

7/6/2017

 
Picture
Lähes jokainen esitys tänä päivänä, mukaan lukien omani, alkavat aina samalla asialla: Toimintaympäristömme muuttuu jatkuvasti ja työelämä uudistuu vauhdilla. Vaikka asia on jo monelle tuttua kauraa, sen äärelle kannattaa kuitenkin pysähtyä.

On totta, että talouden haasteet ovat valtavia, kilpailu kiristyy ja tietotyö valtaa alaa samalla, kun perinteinen teollisuus vaihtuu modernimpaan palveluliiketoimintaan. Suuri osa Euroopassa tehtävästä työstä on tietointensiivistä palvelutyötä, joka on luonteeltaan hyvin erilaista kuin perinteinen, fyysisesti raskaampi tehdastyö.

Sitoutuakseen tietotyöläiset vaativat erilaista arkea ja johtamista, jossa työn tuottavuus ja hyvinvointi toteutuvat samanaikaisesti, jotta työn tekemiseen tarvittavaa osaamista halutaan käyttää yrityksen eduksi parhaalla mahdollisella tavalla. Deloitten tämän vuotisen Human Capital Trends -tutkimuksen mukaan on viimein tunnistettu, että aloilla, jossa asiakaspalvelu ja innovaatiokyky ovat keskeisessä asemassa, hyvä työntekijäkokemus tuo hyvää asiakaskokemusta ja omistajan lisäarvo syntyy vasta näiden lopputuloksena.

Tämä on erinomainen, palveluliiketoiminnan perusteisiin iskevä asia, joka on teoriassa tunnistettu jo paljon aiemmin, mutta ei jostain syystä ole vielä näkynyt työorganisaatioiden toiminnassa ja niiden kehittämisessä. Siksi on loistavaa, että tutkimuksen mukaan 80% maailman yritysjohtajista pitää työntekijäkokemusta tärkeänä tai erittäin tärkeänä asiana omassa organisaatiossaan.

Tutkimuksen mukaan nyt panostetaan organisaation rakenteiden, prosessien ja johtamisen uudelleenmuotoiluun, jotta työntekijät voivat keskittyä aitoa asiakaslisäarvoa tuottavaan työhön. Suomessa tässä kehityksessä ollaan vasta alkumetreillä eikä vauhtia lisää tutkimustiedotteen otsikko: ”Suomessa ei osata vielä rakentaa työntekijäkokemusta” tai ”työntekijäkokemuksen johtaminen vaatii suurta ajattelun muutosta”.

”Monet suomalaiset yhtiöt ovatkin isojen uudistusten edessä”, kertoo Kirsi Kemi Deloitten tutkimustiedotteessa. 

Millaisia uudistuksia suomalaisissa yrityksissä sitten tarvitaan? Ja miten niitä pitäisi tehdä, jotta kilpailukyky kasvaa ja tietotyön tarpeisiin osataan jatkossa vastata nykyistä paremmin?

Kehittämisen kolme kompastuskiveä  

Humanistisen näkemykseni mukaan nykyinen tapamme lähestyä työorganisaatioiden toiminnan kehittämistä on varsin tekninen, mikä näkyy myös konkreettisissa kehityskohteissa:

  • Uutta teknologiaa tuottavuuden parantamiseen
  • Avokonttoreita ja monitilatoimistoja innovaatioiden lisäämiseen
  • Joustavat työsuhteet, osaamisen ja palkitsemisen kehittäminen motivaation kasvattamiseen ja työn ja vapaa-ajan yhteensovittamiseen.

Tärkeitä asioita, joista jokaiselle on paikkansa. Mutta tavoitteiden saavuttamiseksi on hyvä tunnistaa, millaisia haasteita niihin liittyy ja millaisia tuloksia niillä on saatu aikaan yleisellä tasolla.

”Uutta teknologiaa on tullut, mutta tuottavuus ei ole parantunut, mikä johtuu siitä, että on unohdettu ihminen. Huonoin tapa lisätä teknologiaa on se, että IT-osasto tekee hankinnan ja läväyttää sen työntekijöiden arkeen. Pitäisi mennä mahdollisimman lähelle työtä ja työntekijöitä, jotta ymmärretään mitä tarvitaan ja miten teknologialla voidaan parhaalla mahdollisella tavalla tukea työtä,” kiteyttää Helsingin yliopiston tutkimusjohtaja Katri Saarikivi Työelämä 2020 -hankkeen WorkUp -tapahtumassa Helsingin Korjaamolla toukokuussa 2017.

Tuttu ilmiö monilla työpaikoilla, minkä lisäksi ongelma on tunnistettu myös teoriassa. Kun hankittu teknologia ei vastaa ihmisten tarpeisiin tai sitä ei aleta käyttää halutulla tavalla, syntyy tuottavuusparadoksi, jonka seurauksena investoinnin arvo heikkenee ja kehitys jopa häiritsee työn tekemistä.

”Samalla kun työorganisaatioissa panostetaan teknologiseen älykkyyteen, pitäisi enemmän panostaa ihmisten toiminnan älykkyyteen ja toimintaan yhdessä teknologian kanssa, jotta ei unohdu ihminen, joka teknologiaa käyttää ja kenelle työtä tehdään, koska työ syntyy aina ihmisten tarpeista ja ongelmista”, Saarikivi jatkaa.

Entä sitten toimitilat?

”Monitilatoimisto on nyt kuuma sana”, kertoo Jyväskylän yliopiston viestintätieteen professori Anu Sivunen, joka on omassa työssään tutkinut paitsi työyhteisöjen teknologiavälitteistä viestintää myös ihmisten toimintaa monitilatoimistoissa.

Tutkimuksen mukaan toimistoilla pyritään lisäämään innovatiivisuutta, johon liittyy olennaisesti yhteenkuuluvuuteen ja läheisyyteen liittyviä vuorovaikutustarpeita. Koska rutiinit ohjaavat ihmisten toimintaa, fyysisen ympäristön muuttuessa ihmisten toiminta ei kuitenkaan automaattisesti muutu tai edistä haluttua toimintaa. Vaikka tutkittavassa organisaatiossa kaikki oli periaatteessa hyvin ja onnellista, tunnistettiin vuorovaikutukseen liittyviä jännitteitä, joita ei oltu osattu ottaa huomioon kehitystyön toteuttamisessa. Monitilatoimistossa esimerkiksi luotiin pelisääntöjä, jotka uudistivat kulttuuria, joka paradoksaalisesti lisäsi organisaation jäsenten etäisyyttä toisiin.

”Pelkkä työtilojen tai teknologian käyttö eivät riitä, vaan oleellista olisi miettiä, miksi jotain tehdään eli mikä on syy sen toiminnan takana, jota halutaan. Mitkä ovat aidot työhön ja sen tuloksiin liittyvät tarpeet? Mitä niillä pitäisi saavuttaa?”, Sivunen jatkaa Vuorovaikutusta rakentamassa -seminaarissa Jyväskylän yliopistolla viime lokakuussa.

Työsuhteeseen, työaikaan, osaamiseen ja palkitsemiseen liittyvät asiat puolestaan kohdistuvat pääasiassa yksilöön, vaikka nykypäivän organisaatioissa työ on yhteistyötä ja tiimi perusyksikkö, jolla työ saadaan tehtyä.

On tärkeää, että työ joustaa elämän eri osa-alueilla ja töissä on osaavia yksilöitä, mutta tiimi on aina enemmän kuin osiensa summa, minkä vuoksi sen toimintaa pitää myös johtaa ja tukea eri tavalla.

Haasteita riittää myös yksilöiden näkökulmasta, sillä psykologit ja filosofit ovat jo pitkään todenneet, että sisäinen motivaatio ei synny ulkoisista tekijöistä, vaan siitä miltä tekeminen itsessään tuntuu ihmisen kokemana.

Työelämän historiassa ajateltuna tietotyön muutos on vasta alussa ja sen kehittämiseen liittyvät tarpeet uudenlaisia, minkä vuoksi on ymmärrettävää, että toimintaa pyritään kehittämään konkreettiselta tuntuvilla asioilla

Jostain syystä kehittämisestämme näyttäisi kuitenkin puuttuvan tekemisen ydin: Haluamme kehittää ja investoida valtavia summia rahaa työn ulkopuolisten asioiden, ympäristön ja välineiden kehittämiseen, vaikka tavoitteiden kannalta oleellista olisi keskittyä ihmisten toimintaan ja päivittäisen työn kehittämiseen.

Toki tätäkin tehdään ja tässä kohdin mieleesi saattavat tulla lean ja muut tutut prosessijohtamisen menetelmät ja väittely siitä, sopiiko lean tietotyön ja palvelutyön kehittämiseen vai ei.

Mutta entä jos kyse ei ole menetelmästä, vaan sitä mitä arjen työssä tarvitaan ja mitä sillä pitäisi saavuttaa ihmisten toiminnassa?

Mitä jos lähtökohta tietotyön kehittämiseen ei olekaan prosessitehokkuus ja siihen liittyvät menetelmät, vaan kokonaisvaltaisempi kysymys: Mitä tarvitaan menestyvän työorganisaation rakentamiseen tietointensiivisessä palvelutyössä?

Tietointensiivinen palvelutyö on ihmisten ajatteluun ja vuorovaikutukseen perustuvaa työtä, jonka tarkoituksena on toisten ongelmien ratkaiseminen ja toisten tarpeisiin vastaaminen

Kun halutaan kehittää innovatiivisia, tuottavia ja hyvinvoivia työorganisaatioita tietotyön tekemiseen, oleellista on keskittyä siihen mitä henkilöstö arjessa tarvitsee.

Tutkimuksen ja kokemuksen mukaan tietotyötä tekevien työorganisaatioiden toimintaan liittyy neljä perustarvetta, joihin kannattaa keskittyä, kun kehitystyöllä halutaan aidosti saavuttaa tuloksia:

  1. Tieto ja yhteinen ymmärrys toiminnasta ja tavoitteista kokonaisuutena
  2. Työtä tukevat toimintamallit
  3. Selkeä ja oikea-aikainen viestintä
  4. Työn tavoitteiden kannalta oikeat ihmiset mukaan tekemään.

Menestyvä työorganisaatio ei synny hetkessä, vaan vaatii tietoista kehitystyötä, arjen toiminnan tutkimusta, uudelleensuunnittelua ja tietointensiivisiä malleja, joiden avulla uudistetaan työn tekemistä ja siihen tarvittavaa ajattelua.

Rutiinit ohjaavat ihmisten toimintaa, joten jos niitä ei pysähdytä miettimään, saatetaan huomaamatta toimia rakenteilla ja tavoilla, jotka eivät tue, vaan jopa hankaloittavat työn tekemistä ja tavoitteiden saavuttamista.


”Luulin tietäväni, kunnes tajusin, etten tiennytkään mitään”, kuvasi osuvasti eräs tietotyötä johtava esimies nykypäivän verkostomaisen työorganisaation arjen kehitystyön jälkeen

Kuulostaako uskomattomalta?

Kannattaa kokeilla, sillä onnistuneen kehitystyön jälkeen työ sujuu, tuottaa tulosta ja vastaa toisten tarpeeseen, mikä luo tekijälleen mielihyvää ja hyvinvointia.

Työorganisaation toiminta paranee, aikaa vapautuu akuutista ongelmanratkaisusta kokonaisuuden johtamiseen, minkä ansiosta ryhmä voi asettaa itselleen kunnianhimoisia tavoitteita, joiden avulla toiminta nostetaan uudelle tasolle.

Kun tekemisen ydin on selvillä, on myös helpompi hankkia teknologiaa, toimistoja ja osaamista, jotka tukevat työorganisaation toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista päivittäisessä työssä.

Tällöin investoinnit tuottavat, työorganisaatio on entistä joustavampi reagoimaan tuleviin muutoksiin ja yritys on tullut luoneeksi itselleen sellaista rakenteellista pääomaa ja innovaatiokulttuuria, jota kilpailijoiden on vaikea kopioida.

Kati Rautio

Viestinnän asiantuntija (FM), perustaja, job designer
Brossa Oy
[email protected]


Comments are closed.

    Juttuja

    Kolme oivallusta pysyvään muutokseen
    Ilmarisen osaston johtaja Hanna Kankainen-Aho: "Vaikka olemme tätä asiaa aiemmin käyneet läpi, niin ennen tätä ei ollut kykyä ottaa tarvittavaa askelta eteenpäin. Yhdessä oivalsimme, mikä nykyisessä tavassamme toimia vaatii muutosta"
    Pohteen palvelualuejohtaja Marjaana Teerikangas: "Jopa 95% henkilöstöstä on valmis sitoutumaan yhteiseen suuntaan ja strategisiin tavoitteisiimme"
    Fennian Myyntiryhmän päällikkö Birgitta Hiltunen: "Tiimin aktiivisuustaso on noussut merkittävästi"
    Kati Rautio ja Niko Leppänen Kauppalehdessä: Voittavan työkulttuurin kulmakivi kuntoon
    Kati Rautiolle Jyväskylän yliopiston Viestinnän ansioitunut alumni 2022 tunnustus
    Kolme syytä, miksi ihmislähtöiseen johtamiseen kannattaa panostaa
    Kuinka voin viedä tiimini junnaavasta tyytymättömyydestä tuottavaan innostukseen?
    Case Sampo: Kulttuurityön tuloksia
    Oletteko matkalla kohti voittavaa kulttuuria?
    Työkulttuurin konsultoinnista
    Valtakunnallista tunnustusta uudenlaiselle työllistämisen ja työnteon mallille
    "Katsokaa! Meidän rästityötilanne laskee aivan hurjaa vauhtia!" Näin kuormittava työtilanne otettiin haltuun job designilla
    Brossa onnittelee Sveitsin mestaria & Vuoden valmentajaa Jyri Korsmania
    Sampo & Brossa: Yhteisöllinen organisaatiokulttuurin muotoilu opetusalalla
    Limingan kunta & Brossa: Uudenlaisella kesätyökonseptilla mielekästä työtä, hyvinvointia & yhteisöllisyyttä
    Eksote & Brossa: Tulevaisuuden hyvinvoivan työpaikan rakentaminen sote-alalla
    RELEX & Brossa: Muutosjohtaminen & toimintakulttuurin rakentaminen kansainvälisessä toimintakentässä
    Luovaa nostetta hanketyöhön
    Miltä näyttää työnantajabrändityön tulevaisuus?
    Kolme askelta kohti hyvinvoivaa työpaikkaa
    Suuntaa katse kohti tulevaisuutta
    Rakkaudella esimiehille
    Brossan Kati Tivi Service Desk 2020 -seminaarissa: Service Desk Design challenge - Miten viritetään monitahoinen ja hajautettu palveluketju huippukuntoon?
    Bisneksen ja työn murros tuli yhdessä yössä
    Esimies, kaipaatko tukea hajautetun tiimin johtamiseen?
    Oletteko te työhyvinvoinnin edelläkävijä?
    Tulevaisuus on meidän
    Kati & Niko pitämässä Johda hajautettu tiimi huippukuntoon -koulutusta esimiehille
    Alma Talent kysyi. Me vastasimme.
    Saako työelämän ongelmista puhua?
    Brossan Kati puheenjohtajana asiakaspalvelu & asiakaskokemus -seminaarissa
    SOK Asiakasomistajuuden asiantuntija Petra Lindell: "Yhteinen työn muotoiluprojekti on ollut parasta työurallani"
    Ole johtaja  - Sytytä innostuksen liekki
    Kohti unelmia 
    Sveitsissä valmentava Jyri Korsman: "Voin suositella yhteistyötä Brossan kanssa kaikillle esimiesasemassa oleville johtajille ja urheiluvalmentajille"
    Koulutus: Johda hajautettu tiimi huippukuntoon
    Pomo - Onnistukaa ja uudistukaa työtä muotoilemalla
    Brossan Kati puheenjohtajana Alma Talentin IT -rekrytoinnit & sitouttaminen -seminaarissa
    Rakas ystävä, tämä kirje on sinulle!
    Työhyvinvoinnin peruspilarit löytyvät työpaikan arjesta
    Onnellisuus syntyy tekemisestä - myös työpaikalla
    Welcome to the new world - Unelmien työ on täällä!
    Job design - Uusi tapa kehittää arjen työtä, tiimejä ja työntekijäkokemusta
    Työelämän suurimmat ongelmat ratkaistaan arjen työtä ja viestintää kehittämällä
    Työntekijäkokemus on täällä - "enemmän kuin lean ja se mikä palvelumuotoilusta puuttuu"
    Onko teillekin hankittu sisäisen viestinnän kanava, jota ei ole vielä saatu hyötykäyttöön?
    Brossa haastateltavaksi Ranskan televisioon
    Mitä ihmettä on job design?
    TOP 3 asiat, jotka tulee olla kunnossa työpaikalla
    Esimies, miten job designilla parannetaan tiimin työn sujumista ja asiakastyytyväisyyttä?
    Menestyvän tiimin rakentaminen
    Johtamisella luodaan edellytykset arjen työssä onnistumiseen
    Brossa kumppaniksi Työelämä 2020 -hankkeeseen
    Huippuvalmentaja johtaa kokonaisuutta
    Brossa kehittämässä SOK:n valtakunnallista tukipalvelua
    Brossa uudistamassa S-ryhmän viestinnällistä digitaalista työympäristöä

Arki ratkaisee

Brossa Oy  /  [email protected]  /  Y-tunnus: 2668198-3
© Brossa Oy. Kaikki oikeudet pidätetään.